Reiskostenvergoeding

De meeste bedrijven keren een vergoeding uit aan hun werknemers voor de gemaakte reiskosten: de reiskostenvergoeding. Deze vergoeding is niet overal hetzelfde en biedt mogelijkheden. In deze blog vertel ik je meer over de reiskostenvergoeding.

Huidige regelgeving

Als werknemers met eigen vervoer naar het werk toe reizen, mag de werkgever belastingvrij maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden. Het is niet relevant welk vervoersmiddel hiervoor gebruikt wordt. De werkgever mag ook meer vergoeden dan € 0,19 per kilometer, echter moet over alles boven de € 0,19 per kilometer loonheffing worden ingehouden omdat dit gezien wordt als loon. Bij het gebruik van openbaar vervoer kan de werkgever ervoor kiezen om de daadwerkelijk gemaakte kosten te vergoeden of het aantal gemaakte kilometers tot maximaal € 0,19 per kilometer. De werkgever mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven als een werknemer tenminste 60 procent van zijn/haar werktijd naar zijn/haar werkplek reist.

Reiskostenvergoeding in coronatijd

In coronatijd zijn veel mensen thuis gaan werken. Bij veel bedrijven heeft de vergoeding voor de reiskosten stand gehouden ondanks dat werknemers geen kosten maakten om naar het werk toe te reizen. Tot 1 januari 2022 hoeft deze bestaande vaste reiskostenvergoeding niet aangepast te worden, als deze voor 13 maart 2020 vastgesteld is.

Na 1 januari 2022 mogen werknemers voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Als de werkgever meer kosten vergoedt dan voor de daadwerkelijk afgelegde kilometers, dan wordt deze vergoeding belast. Om de vaste reiskostenvergoeding te mogen handhaven moet de werkgever aantonen dat de werknemer 60 procent van zijn of haar tijd naar een vaste werkplek reist. Als dit niet aantoonbaar is, moet de werknemer de reiskosten per reis declareren en worden de te veel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.
Het kan nog zijn dat de datum van 1 januari 2022 opgeschoven gaat worden, maar daar zal tegen die tijd wel meer info over volgen.

Uitruilen reiskosten

Het is mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding uit te ruilen tegen bijvoorbeeld een eindejaarsuitkering. Stel, in de cao staat dat maximaal 25 kilometer enkele reis vergoed mag worden, maar de woon-werk afstand bedraagt 35 kilometer. De werknemer krijgt dan dagelijks 20 kilometer niet vergoed. Op jaarbasis gaat het in dit voorbeeld dan om een bedrag van € 813,20 (214 werkdagen bij een fulltime dienstverband x 20 kilometer x € 0,19). Dit bedrag mag dan bijvoorbeeld in mindering worden gebracht op een eindejaarsuitkering. Voordeel voor de werknemer is dat de eindejaarsuitkering bruto lager wordt en er dus minder loonbelasting ingehouden hoeft te worden. Verder wordt de € 813,20 aan reiskosten dan netto uitgekeerd, waardoor de werknemer per saldo netto meer over houdt.

Heeft u een vraag aan ons?