Vaste Kostenvergoedingen

De vaste kostenvergoeding bestaat meestal uit een vergoeding voor intermediaire kosten en een vergoeding die gericht vrijgesteld is. Intermediaire kosten zijn o.a. parkeerkosten en ’t wassen van de auto van de zaak. Verblijfkostenvergoeding, zoals een zakelijke hotelovernachting, is een gerichte vrijstelling. Daarnaast kun je uiteraard een vaste kostenvergoeding geven die geheel of deels onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt.

Voorwaarden voor een vaste kostenvergoeding:

Je kunt aannemelijk maken dat je werknemer kosten maken
Je hebt zowel voor de intermediaire kosten als de gerichte vrijstellingen een specificatie naar aard en veronderstelde omvang opgesteld
Je hebt een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten

Om gebruik te kunnen maken van de gerichte vrijstellingen moet je de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. Ook de vergoeding van de intermediaire kosten moet je aanwijzen als eindheffingsloon. Je kunt dan een bovenmatig deel ten laste van de vrije ruimte brengen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.

Het moet wel uit de administratie blijken dat je de vaste kostenvergoedingen aanwijst als eindheffingsloon.

Vóórdat de uitbetalingen gedaan worden, moet er een specificatie en onderbouwing per kostensoort vastgesteld zijn. Het betreft de aard en de omvang van de kostenvergoeding. Daardoor kun je bepalen welke kosten er nog vrij vergoed kunnen worden, naast de vaste vergoeding.

Je moet steekproefsgewijs een onderzoek doen bij de werknemers. De werknemer moet dan gedurende een bepaalde tijd, minimaal 3 maanden, alle kosten bijhouden. Je moet daarna controleren of dat de hoogte van de vaste kostenvergoeding bijgesteld dient te worden.

Je moet controleren of dat de kosten reëel zijn, of ze regelmatig voorkomen, wanneer ze gemaakt zijn (niet in ’n weekend) met behulp van de bonnetjes, welke de werknemer in moet leveren. De kosten, welke inbegrepen zijn in de vaste kostenvergoeding, mogen niet nogmaals gedeclareerd worden.

Reiskostenvergoeding

Reiskosten voor woon-werkverkeer kan een vaste vergoeding zijn. Hierbij wordt de 214 dagen regel gebruikt. Indien een medewerker ten minste op 128 dagen naar dezelfde werkplek reist dan mag je een vergoeding geven alsof de werknemer 214 naar die werkplek reist. Nu mag je nog € 0,19 per kilometer als gericht vrijstelling vergoeden, dat wordt per 1-1-2023 € 0,21 per kilometer en per 1-1-2024 € 0,22 per kilometer. Reist een werknemer 4 dagen naar de vaste werkplek, dan tel je 4/5 x 214 dagen.

Thuiswerkvergoeding

Voor thuiswerken geldt er een gerichte vrijstelling van € 2,00 per dag. In 2023 bedraagt deze € 2,15 per dag. Ook hier wordt de 214 dagen regel gebruikt. Tevens dien je rekening te houden met het werkelijke aantal thuiswerkdagen per week.

Je mag voor 1 werkdag niet EN de reiskostenvergoeding EN de thuiswerkvergoeding vergoeden.

Heeft u een vraag aan ons?