Salarisadministratie, wat is het en hoe voer je het uit?

Salarisadministratie is een cruciaal aspect bij het runnen van een bedrijf met personeel. Het gaat verder dan alleen het uitbetalen van werknemers; het zorgt ervoor dat alle zaken rondom het loon van werknemers correct worden afgehandeld. Dit omvat het nauwkeurig berekenen van het nettoloon na aftrek van belastingen en bijdragen. Ook zaken zoals vakantiedagen, ziekteverlof en bonussen worden zorgvuldig bijgehouden.

In deze blog vertellen we je meer over salarisadministratie, wat erbij hoort en met welke regelgeving je rekening moet houden. Lees je mee?

Wat behoort tot de salarisadministratie?

Bij het beheren van de salarisadministratie zijn er verschillende verplichte onderdelen die nauwkeurig moeten worden bijgehouden:

Persoonsgegevens. Inclusief volledige namen, adresgegevens, BSN en andere relevante informatie van werknemers;
Arbeidsovereenkomst. Details zoals functieomschrijving, aantal uren en contracttype (vast of tijdelijk) moeten worden geregistreerd;
Loonstroken. Elke salarisperiode wordt een gedetailleerde loonstrook aan de werknemer verstrekt met daarop het brutoloon, nettoloon en alle inhoudingen zoals belastingen en premies voor sociale zekerheid. Het is overigens niet verplicht om iedere maand een loonstrook op te stellen. Verandert er niks ten opzichte van de maand ervoor? Dan hoef je niet perse een nieuwe loonstrook op te stellen. Het wordt echter wel gewaardeerd door jouw medewerkers;
Aangifte loonheffing. Werkgevers moeten periodiek loonheffing en premies werknemersverzekeringen afdragen aan de Belastingdienst, waarvoor nauwkeurige berekeningen nodig zijn;
Jaaropgaven. Elk jaar moet een jaaropgave aan elke werknemer worden verstrekt met het totale loon van het jaar en de ingehouden belastingen en premies;
Pensioenafdrachten. Indien van toepassing, moeten bijdragen aan het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar correct worden berekend en afgedragen.

Deze elementen moeten nauwkeurig worden bijgehouden om de salarisadministratie zo accuraat mogelijk te houden. Het is essentieel om elke maand alle mutaties correct te verwerken, zodat het juiste salaris wordt overgemaakt en boetes van bijvoorbeeld de Belastingdienst. Ook geldt er een bewaarplicht voor deze onderdelen.

Regelgeving

Salarisadministratie gaat gepaard met veel wet- en regelgeving. De basisregels staan in de Wet op loonbelasting van 1964, maar door de jaren heen zijn er veel meer regels bijgekomen. Belangrijke wetten om rekening mee te houden zijn:

Arbeidswetgeving. Vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en de Wet arbeid en zorg. Het bevat voorschriften over arbeidsvoorwaarden zoals loon, arbeidstijden, vakantiedagen en verlofregelingen;
Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Deze wetten stellen eisen aan registratie en de afdracht van premies;
Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Bepaalt het wettelijk minimumloon en de vakantiebijslag die werkgevers verplicht zijn te betalen;
Pensioenwet. Regelt de pensioenafdrachten die voor veel werknemers verplicht zijn;
Privacywetgeving (AVG). Deze wetgeving beschermt de persoonsgegevens van medewerkers. Werkgevers moeten deze gegevens goed beveiligen en alleen voor legitieme doeleinden gebruiken.

Advies nodig over jouw salarisadministratie?

Wij staan klaar om je te helpen! Voor al je vragen over salarisadministratie kun je bij ons terecht. Maar ook op het gebied van payrolling of juridisch advies kunnen wij je ondersteunen. Neem gerust contact met ons op.

Heeft u een vraag aan ons?