Efficiënter en overzichtelijker werken met een digitaal verlofregistratiesysteem

“Hoeveel vakantiedagen heb ik nog? Is mijn verlof al goedgekeurd? Zitten hier mijn tijd voor tijd uren in verwerkt? Heb ik mijn verlofaanvraagbrief al ingeleverd?’’ Dit zijn diverse vragen die dagelijks de revue passeren bij leidinggevenden en op de afdeling HR. Vragen die door middel van een digitaal verlofregistratiesysteem voorkomen kunnen worden.

Idealiter houden werknemers en hun leidinggevenden, maar ook de collega’s van de afdelingen planning en HR zich zo min mogelijk bezig met administratieve randzaken om zich volledig te focussen op het werk zelf. Verlofregistratie is een administratieve taak waar binnen een organisatie vaak onnodig veel tijd aan wordt besteed. De verlofaanvraag wordt nog veel gedaan via verlofbriefjes, e-mail of zelfs mondeling en het verlofsaldo wordt bijgehouden in Excel. Dit is een terugkomend hoofdpijndossier bij veel bedrijven omdat het als onoverzichtelijk proces onnodig veel tijd kost, risico’s op fouten en onduidelijkheden met zich meebrengt voor zowel werkgever en werknemer.

Online digitaal verlofregistratieysteem

Een online digitale verlofregistratie is dé uitkomst om problemen met verlofaanvraag via de e-mail, briefjes of mondeling te voorkomen. Met een online verlofregistratie is het verlofsaldo altijd actueel een ten alle tijden inzichtelijk voor zowel de werknemer als andere betrokkenen binnen de organisatie. Efficiënter, overzichtelijker, duidelijker waardoor iedereen meer tijd heeft voor de werkzaamheden die er echt toe doen, zoals de focus op de groei van het bedrijf.

Digitale verlofaanvragen

Er wordt vanuit een Cloud omgeving gewerkt waardoor de werknemer via een website en/of mobiele app op elk moment van de dag het actuele verlof kan inzien en aanvragen. Hierbij kan de werknemer aangeven wat voor verlof, zoals aan ADV, tijd voor tijd, bijzonder verlof of kort verzuim, ingezet mag worden. Bij het aanvragen van verlof wordt direct een melding gestuurd naar de betreffende persoon die de aanvraag moet beoordelen. Daarnaast wordt er automatisch onderscheid gemaakt in wettelijk en bovenwettelijk verlof. Het digitale proces zorgt voor efficiëntere werkwijze waarin het voor elke betrokkenen duidelijk en overzichtelijk blijft. Geen fouten meer, geen vragen en vooral veel tijdwinst.

Door het inrichten van een optimale workflow is het mogelijk om zo ver gewenst iedereen op de werkvloer, naast de afdelingen Planning, Finance en HR , op de hoogte te brengen van alle vakanties en eventueel het daarbij behorende financiële plaatje. Dit is één voorbeeld waar, bij veel bedrijven, het proces nog veel efficiënter, sneller en overzichtelijker kan worden.

Laat je hierbij tevens inspireren om alle andere administratieve processen binnen de onderneming eens op dezelfde wijze te benaderen. Ooit gedacht aan het koppelen van de salarisadministratie met de boekhouding? Lees dan ‘Word een nog efficiëntere accountant of controller!’

Ben je benieuwd wat er binnen jouw organisatie mogelijk is? Neem dan contact met ons op en dan bespreken we de mogelijkheden. Geen punt.

Roy Coppus

Heeft u een vraag aan ons?